|
★コミュニケーションツール
|
掲示板（ｅ掲示板） => 実際のヘルプ画面 ←クリック！
|
掲示板といえば、皆の目に留まる共有スペースに掲示物を張り出し、"一方的に情報を提供する場" であるのが一般的です。
ｅ私設秘書の「掲示板」は、誰かが発信した情報を利用者全員が見ることができる仕組みになっていて、利用者がわりと個人的なメッセージを発信しやすいのが特徴です。さらに返信機能が付いていますので、単なる情報発信ツールというよりも、利用者同士がコミュニケーションをとる手段としての性格の方が強くなります。
この掲示板を使えば、全員に知らせたい情報の発信が非常に楽になります。一回書き込むだけで全てが終わってしまうからです。紙の掲示物のように、はがれて紛失することもなく、掲示期間が終わった掲示物の管理をする必要さえありません。情報の発信面だけでなく保存の面から見てもたいへん便利なツールといえます。
また、返信機能を利用すれば、ある程度の双方向のやり取りができますので、掲示内容を読んだ旨を書き込ませたり、講習会等の参加者を募るといった使い方もできます。
ｅ掲示板の主な機能は次のとおりです。
- 投稿内容の修正・削除ができます
- 本人以外の人から、修正されたり削除されません
- 返信機能つき
- キーワード検索ができます
- 投稿内容のメールによる通知ができます（使用環境に依存）
- メッセージ内にURLがあれば自動でリンク設定されます
- 投稿者名、E-Mail、リンクを記憶します
- メッセージに記述されたタグを無効にできます（有効も可）
- 半角カタカナを全角に自動修正します
|
|
会議室（ｅ会議室） => 実際のヘルプ画面 ←クリック！
|
通常の会議は、その参加者が一堂に会して行いますが、参加者のスケジュールの都合で日程が決まらなかったり、一方的に会議の日程を決められ、自分のスケジュールを変更する羽目になったりすることが良くあります。
会議の参加者が自分の都合にあわせて、参加できるのが「電子会議」です。これは、ｅ私設秘書の基本的な機能でもあり、使い方も簡単です。
電子会議の進め方は、テーマ（議題）ごとに一つの会議室を割り当て、その中に、"今まで会議で話していたこと" を文字にして書き込むだけのことです。
自分のスケジュールを狂わすことなく会議に参加できるし、参加者が離れた場所にいる場合には、交通費の節約にもなります。また、じっくり考えたうえで発言することができるし、書き込んだ意見はそのまま記録されるので、電子会議に書き込んだ文字そのものが議事録にもなってしまいます。
さらに、検索機能が付いてますので、過去の議事録から、あるキーワードを含む意見を拾い出すこともできます。この事は、テキスト主体のデータベースとして様々な使い方ができることをあらわしています。
ｅ会議室の主な機能は次のとおりです。
- 登録済み意見の修正・削除ができます
- 本人以外の人から、修正されたり削除されません
- タイトルがスレッド表示され、その階層は無限です
- 会議室を閉鎖する事ができます
- 閉鎖した会議室も閲覧する事ができます
- キーワード検索ができます
- 登録された意見のメールによる通知ができます（使用環境に依存）
- 発言内にURLがあれば自動でリンク設定されます
- 発言に記述されたタグを無効にできます（有効も可）
- 半角カタカナを全角に自動修正します
|
|
|
★ファイル共有ツール
|
ファイル共有（ｅ書庫） => 実際のヘルプ画面 ←クリック！
|
書庫とはファイル共有を行うツールです。ファイルを一元管理して効率よく再利用するためのもので、「ファイル共有なくして業務改善はあり得ない」といっても過言ではありません。ＩＴを導入するのであれば必須の条件と言えます。
このファイル共有がうまく機能すると、次のような恩恵を受けることができます。
- データを探すのに費やしていた時間が節約できる。
- 無駄なデータが占有していた記憶領域が節約できる。
- データの再利用が促進されるので、データの作成にかかる時間が短縮される。
- データがどこにあるかわかるので、担当者が休んでも大丈夫。
- 自分の使っているパソコンが故障しても、他のパソコンで作業できる。
- 最新版のデータが常に同じ場所にあるので、データの維持管理がしやすい。
ファイル共有は皆で使うので、誤ってファイルを削除されたり、上書きされないような仕掛けが必要です。ｅ私設秘書の書庫は、パスワードでフォルダやファイルを保護する機能を備えていますので、安心して利用できます。
またｅ私設秘書の書庫では、通常のファイル（フォルダ）情報に加え、ファイル（フォルダ）毎に詳細な説明文と登録者名をつけることができるので、ファイル（フォルダ）名から内容を判断しづらい場合でも、そのファイル（フォルダ）を開くことなく目的のファイル（フォルダ）を簡単に見つけることができます。
さらにファイル（フォルダ）名、説明文、登録者名に含まれるキーワードを使って検索し、ファイル（フォルダ）を絞り込んで表示できるので、ファイル（フォルダ）管理が非常に楽にできます。
ｅ書庫の主な機能は次のとおりです。
- フォルダの作成／削除ができます
- ファイルのアップロード／ダウンロードができます
- 管理者権限で不適切なファイルを削除できます
- フォルダ／ファイルの並べ替えができます
- フォルダ／ファイルのコピー・移動ができます
- フォルダ／ファイル毎に説明文を付加できます
- キーワード検索ができます
|
|
|
★その他の情報共有ツール
|
リンク集（ｅリンク） => 実際のヘルプ画面 ←クリック！
|
インターネットの普及により、欲しい情報が簡単に手にはいるようになりました。その反面、情報が氾濫して、有用な情報かどうかを見分けるのも大変になってきました。
有用なサイトを発見しても、それぞれ個人がブックマーク（お気に入り）に登録していただけでは、有用な情報が共有されず、非常にもったいない状況です。そこで、有用なインターネットサイトを共有する必要性が生まれたのです。
ｅ私設秘書のリンク集は皆が自由に登録できる機能を備えております。このユーザー登録型のリンク集は、インターネット上の有用なサイトを皆で共有するためには欠かせないツールです。
ｅリンクの主な機能は次のとおりです。
- だれでも簡単に登録できます
- 登録済みの内容を修正したり、削除できます
- 本人以外、修正したり、削除できません
- 不適切なリンクは管理者権限で削除できます
- ジャンル毎に分類します
- 検索サイトを選んで検索できます
- 半角カタカナを全角に自動修正します
|
|
行事予定（ｅ行事） => 実際のヘルプ画面 ←クリック！
|
どの職場にも行事予定を書き込む黒板（ホワイトボード）がある事と思います。ｅ私設秘書の行事予定も、基本的にはそれとおなじですが、毎月の行事予定が消されずに残り、印刷することで手帳などへの転記がいらない、といった特徴があります。
通常、黒板（ホワイトボード）に書く行事予定は１カ月単位なので、翌月には前月の予定を全て消さなければなりません。このとき行事の記録を残すため、ノートなどに転記したり写真を撮ったりしますが、二次利用できるデータではありませんのでハッキリ言って無駄な手間です。転記の場合には転記ミスの心配もあります。
ｅ私設秘書の行事予定は、書き込んだデータはそのまま残すことができますので、一行事あたり一回書き込むだけの作業しか発生しません。
さらに、黒板（ホワイトボード）の場合、壁に掛かっていますので外部の人に見られる可能性が高く、機密性を帯びた予定を書き込むことはできませんが、ｅ私設秘書は、外部の人に見られる危険性がかなり低くなっています。
ｅ行事の主な機能は次のとおりです。
- 行事予定名を月単位で一覧表示し、詳細な内容は別画面で表示します
- 行事予定の修正・削除ができます
- 行事予定内にURLがあれば自動でリンク設定されます
- 行事予定に記述されたタグを無効にできます（有効も可）
- 半角カタカナを全角に自動修正します
|
|
施設予約（ｅ予約） => 実際のヘルプ画面 ←クリック！
|
「施設予約」 は、会議室や社有車など皆で利用する施設を効率よく使うためのツールです。これを使えば、何時誰が使うのかを皆が把握できますので、いざ使おうと思ったときに、誰かが先に使っていた。といった事態を招きません。
使おうと思ったときに使えない事態が何回か続くと、もうその施設は使いたくなくなります。ところが、予約状況がわかると当然空き状況もわかりますので、「空いてるなら使おう」という事になり、施設の活用が促進される効果もあります。
施設予約は、皆で利用する施設を効率よく使うためのツールですので、ビデオカメラや、プロジェクターといった備品の管理にも使えます。
また、入力した予約データは、故意に消さない限りそのまま残りますので、単なる予約表としてではなく、使用状況の記録としても利用できます。
ｅ予約の主な機能は次のとおりです。
- 予約状況が一目でわかります
- 重複した予約はできません
- 登録済みの内容を修正したり、削除できます
- 施設毎に週間／月間表示ができます
- 本人以外、修正したり、削除できません
- 予約の摘要欄にURLがあれば自動でリンク設定されます
- 予約の摘要欄に記述されたタグを無効にできます（有効も可）
- 半角カタカナを全角に自動修正します
|
|
|
★管理メニュー
|
管理メニュー（ｅ管理） => 実際のヘルプ画面 ←クリック！
|
「ｅ私設秘書」 を利用するための設定やメンテナンスは、全て管理者向けのメニューから行うことができます。
会議室や書庫の管理、運用上の様々な設定や確認、データが蓄積されてくるとデータの整理も必要になります。
「ｅ私設秘書」 では、これらの作業を行うために、通常のメニューとは別に５項目の「管理者メニュー」を用意しています。日常の作業においては保守作業も含めて全てWeb上から行うことができます。
管理メニュー項目の概要は下の表の通りです。
| メニュー項目 |
内 容 |
|---|
|
会議室の管理
|
電子会議室に設置する会議室毎の設定（名称や閲覧権限など）を行うメニューです。
|
|
施設の管理
|
共有施設として管理したい施設に関する設定（名称や閲覧権限など）を行うメニューです。
|
|
書庫の管理
|
他ユーザーが登録したファイルの操作（説明編集・ファイル更新・削除など）を行うメニューです。
|
|
データ整理
|
日々蓄積されていくデータの整理をするメニューで、不要なデータを削除します。
|
|
オプション設定
|
「ｅ私設秘書」 の基本的な設定（管理者パスワードの設定や画面表示など）を行うメニューです。
|
|
|
|
|
掲示板 